Cos'è il Document Management?

Il Document Management gestisce soprattutto la consultazione via web dei documenti aziendali.

• I documenti sono classificati e fascicolati elettronicamente secondo diverse logiche organizzative, per rendere immediata la consultazione di differenti documenti che completano un medesimo fascicolo.

• Ogni documento è accessibile a determinati gruppi di utenti che sono stati predefiniti nel workflow aziendale per garantire la riservatezza delle informazioni a chi ne ha diritto.

• Il workflow prevede diversi livelli gerarchici includendo anche utenti esterni, tipicamente Clienti, ognuno dei quali può accedere ad una propria area nella quale sono conservate informazioni storiche per almeno 6 mesi.

In alcuni casi la distruzione dei documenti cartacei richiede rigorose procedure da rispettare. Sefin è in grado di eliminare a norma gli archivi cartacei interni ad un'azienda in completa autonomia: organizziamo delle distruzioni scadenzate secondo il ciclo di vita di ogni tipologia di documenti.

Sefin è sensibile ai problemi dell’ecologia e dell’ambiente. Per questo ha scelto i propri partner fra quelli più attenti a questi temi. Si parla infatti di eco raccolta.

Nei casi in cui è stata effettuata la conservazione sostitutiva, Sefin provvede autonomamente alla distruzione degli originali e delle copie, verbalizzando e notificando ogni attività eseguita.

Il Servizio di Pubblicazione online consente ad ogni utente registrato (personale interno o clienti esterni) di ricevere e consultare per lungo tempo la corrispondenza (in generale fatture ma non solo) su un’area web dedicata e in accordo ai diritti di cui l’utente è in possesso.

Principali caratteristiche

• Area personale riservata e protetta da password
• Periodo di pubblicazione online deciso dal cliente ma mai inferiore a 6 mesi
• Utilizzo di keyword per l’indicizzazione delle ricerche (anche per i documenti ricevuti su supporto cartaceo)
• Ricerche per tipologia di documenti
• Aggregazione di diversi documenti all’interno di unico folder (pratica)
• Ricerche per oggetto della pratica (fascicolazione elettronica)
• Autorizzazioni di accesso con diversi livelli gerarchici (filiali, commerciali, supervisor, customer care, responsabili commerciali, clienti etc.)
• Password distribuite con elevati criteri di sicurezza (ad esempio prima lo Username via posta o via e-mail e poi il PIN via telefono dopo aver accertato l’identità dell’interlocutore). Possono essere utilizzate anche smart card e altre tecniche in funzione del livello di security richiesto dal Cliente
• Help Desk disponibile come optional del servizio
• Avvisi di pubblicazione su altri canali (SMS cellulari, e-mail etc.)
• Avvertimenti, segnalazioni, solleciti per mancanza di accessi sul web da parte di uno più destinatari
• Procedure di invio cartaceo se non vi sono stati accessi con download
• Procedure completamente personalizzabili a livello di ogni singolo destinatario
• Aggiornamento costante della banca dati
• Possibilità di inserire banner all’interno delle pagine web per segnalare attività marketing o comunicazioni personali
• Livelli di crittografia basati su protocollo https (tecnologiaSSL 3 a 1.024 bit)
• Possibilità di accesso Intranet e/o VPN
• Sviluppo web su domini di proprietà del Cliente o di Sefin
• Report a disposizione del Cliente con dati statistici e puntuali sulle attività eseguite dagli utenti
• Report periodici sull’attività di Help Desk
• Committment basato su SLA contrattualizzati
• Servizio completamente outsourcing
• Pubblicazione dei documenti prodotti e ricevuti: ovvero tutta la corrispondenza intercorsa fra Cliente e fornitore

Sefin annovera fra i suoi partner imprese di stoccaggio industriale dei documenti.

I documenti in stoccaggio debbono essere considerati anche come ultima risorsa per il loro recupero in caso di emergenza o di distruzione parziale dell’archivio in possesso dell’azienda.

I nostri partner hanno sedi dislocate in diverse località italiane per ridurre al minimo gli spostamenti e la movimentazione delle grosse quantità di carta.

Inoltre le imprese di stoccaggio che collaborano con Sefin sono organizzate per il recupero veloce di documenti. Sono in grado di localizzare la posizione del documenti negli scaffali, possono scansionare i documenti in loco per inviarli via Internet al Cliente se ne dovesse fare urgente richiesta.

Sefin ripone la massima fiducia nelle imprese di stoccaggio selezionate perché sono aziende affidabili e di qualità, collaudate nel tempo e con indiscussa esperienza e professionalità.

L’offerta commerciale prevede che l’unico interlocutore nei confronti del Cliente rimanga sempre Sefin, anche nei casi in cui una parte dei processi di lavorazione sia poi di fatto eseguita da società partner.

Garantiamo al nostro cliente un servizio chiavi in mano, con il notevole vantaggio di relazionarsi con un unico fornitore che si assume la responsabilità completa sull’intero processo!