Quali sono i compiti del Responsabile della Conservazione Sostitutiva?
I compiti di un Responsabile della Conservazione sono:
- Definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione sostitutiva in funzione della tipologia dei documenti da conservare
- Organizzare il contenuto dei supporti magnetici per gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilità per la corretta conservazione e l’esibizione di ciascun documento conservato
- Archiviare e rendere disponibili, con l’impiego di procedure informatiche, relative ad ogni supporto utilizzato, le seguenti informazioni:
- Mantenere e rendere accessibile la libreria dei programmi di gestione con le specifiche versioni
- Verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione
- Adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione sostitutiva e dei duplicati di sicurezza dei supporti di memorizzazione
- Richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto, assicurandogli assistenza e risorse necessarie per l’espletamento delle attività attribuite
- Definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione della Marca Temporale e della sottoscrizione elettronica
- Verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei supporti contenenti i documenti conservati (duplicato di sicurezza) provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
