Fascicolazione Elettronica è la capacità di raggruppare i diversi documenti di una tradizionale "pratica" cartacea in un unico dossier digitale.
I documenti vengono fascicolati secondo particolari criteri e sono ordinati per uno o più modi di selezione.
Oggi, i sistemi di fascicolazione elettronica permettono di
abbattere fino all'80% dei costidi fascicolazione cartacea
Abbandonare la costosa fascicolazione cartacea
Nell’archiviazione dei fascicoli in forma cartacea si duplicano gli originali per consentire la consultazione di:
- Originali, conservati per tipologia e per ordine cronologico inverso.
- Pratiche, ovvero cartelline composte da fotocopie di documenti diversi (bolle, fatture, contratti, lettere, etc.) emesse/inviate a soggetti diversi. In comune c'è solo l’oggetto (ovvero si riferiscono ad una stessa vicenda che ha coinvolto diversi attori). Ogni pratica è identificata da un nome “evocativo” e da un numero di protocollo ed è interamente conservata in un unico contenitore (faldone ad esempio). I documenti al suo interno sono generalmente conservati in ordine cronologico diretto.
Questo sistema cartaceo, piuttosto lungo e costoso, può essere facilmente abbattuto sia nei costi, perché non si dovranno più fare fotocopie, sia nella ricerca, che sarà molto più rapida e versatile.
