Che cosa si intende per ciclo dell'ordine?
Con “ciclo dell’ordine” si intende l’insieme delle interazioni di una transazione tra cliente e fornitore.
Attraverso il supporto di sistemi EDI (Electronic Data Interchange) è possibile digitalizzare l’intero ciclo dell’ordine dematerializzando i documenti che lo compongono e passare a una gestione elettronica integrata dell’intero flusso (Ordine, Consegna, Fatturazione e Pagamento).
Le tipologie di documenti scambiati comprendono essenzialmente ordini di acquisto, conferme d’ordine, documenti di trasporto (DDT), fatture ecc.. Per esempio vi è la possibilità di non inviare più il DDT in formato cartaceo insieme alla merce spedita dal magazzino, ma esso può essere recapitato in formato elettronico e arrivare ancora prima della merce stessa, per essere così precaricato nel software di gestione del magazzino, rendendo il controllo della merce in arrivo molto più semplice.
Perché conviene adottare un sistema EDI per il ciclo dell’Ordine?
Il documento cartaceo richiede un trattamento manuale dei dati, con notevole dispendio di energie e tempo in attività di inserimento dati, e potenziali possibilità di errore.
MMS GDI (General Data Interchange), la soluzione EDI sviluppata da Sefin, permette di eliminare tutte le attività manuali legate all’acquisizione del documento e del suo inserimento nel gestionale aziendale. Con MMS GDI:
- si abbattono quindi i tempi di gestione dei documenti
- si eliminano gli errori
- si riducono le attività ridondanti del personale
Protocolli e codifiche di comunicazione
I documenti elettronici che Cliente e Fornitore si scambiano oltre ad essere di grande quantità posso avere diversi formati. Le comunicazioni (documenti elettronici) scambiate attraverso il processo EDI utilizzano codifiche (formati) che definiscono la struttura del messaggio in termini di campi e record che devono contenere. In caso mittente e destinatario utilizzino standard di comunicazione differenti viene effettuata un'attività di “traduzione” (conversione) affinché i due sistemi possano comunicare efficientemente.
MMS GDI permette di processare qualsiasi tipo di documento e si integra con qualsiasi sistema informativo e gestionale. La sua alta adattabilità e affidabilità derivano da anni di esperienza nella gestione documentale e dalla quotidiana gestione di oltre 500 connessioni EDI attive tra controparti di tutti i continenti.
I formati standard integrati in MMS GDI sono i seguenti:
- EDIFACT (nelle varie versioni quali D01B, D98A, D96A, D90.1, ecc.)
- ANGAISA
- EURITMO
- FILCONAD
- vari formati custom XML/CSV
- Formati proprietari (Mistral, IDoc, ecc.)
Le connessioni perfettamente integrate con MMS GDI sono:
- FTP
- SFTP
- FTPS
- AS2
- X400
- OFTP2/ODETTE
MMS GDI non si limita ai formati e alle connessioni su indicati, ma può in ogni momento codificare tracciati ad hoc e adattarsi a qualsiasi tipologia di connessione. Il Servizio infatti offre la libertà di connettersi con tutti i propri clienti e fornitori senza vincolarli a tracciati o connessioni standard. La flessibilità del servizio di Sefin è appunto il frutto dell’esperienza internazionale maturata negli anni.
Integrazione con la fatturazione elettronica
A seguito dell’obbligatorietà della fatturazione Elettronica, MMS GDI ha integrato anche questa funzionalità. Molte aziende, hanno colto l’obbligo della fatturazione elettronica come un’opportunità di digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine trovando cosi il modo di recuperare costi sommersi e creare nuova efficienza. Leggi di più sulla soluzione di fatturazione elettronica sviluppata da Sefin
Le fasi del processo MMS GDI per una completa dematerializzazione del ciclo dell’ordine:
1. INVIO DELL'ORDINE
Il cliente effettua l'ordine tramite il proprio gestionale e, non appena approvato, invia al fornitore, tramite il canale di comunicazione definito, un file tradotto in un formato dati (documento EDI).
2. CONFERMA DELL'ORDINE
Il fornitore, una volta ricevuto l'ordine, invia una conferma d'ordine al Cliente in base alle proprie disponibilità a magazzino.
3. INVIO DELLA BOLLA DI SPEDIZIONE
Contestualmente alla spedizione della merce ordinata, il fornitore emette un documento di trasporto (DDT) che permette il precarico della merce in arrivo sul gestionale del cliente.
4. INVIO DELLA FATTURA ELETTRONICA
Il fornitore emetterà anche la relativa fattura, con la possibilità di raggruppare più DDT in un’unica fattura
La catena di distribuzione in azienda – Supply chain management
MMS GDI fa parte di una più complessa gestione del processo di distribuzione interno all’azienda che va dall’organizzazione delle risorse e dell’attività al trasferimento finale del prodotto o servizio al cliente.
La catena di distribuzione comprende anche le attività logistiche nel loro complesso, tutto al fine di migliorare le prestazioni del flusso di produzione e ridurre gli sprechi. La catena di distribuzione è composta da attività quali Marketing, Rapporti con i fornitori, Approvvigionamenti, Gestione e stoccaggio delle scorte delle materie prime, Produzione, Gestione e stoccaggio dei prodotti finiti, Gestione degli ordini di acquisto, Gestione delle consegne, Logistica di ritorno.
Con MMS è possibile provvedere alla trasformazione digitale della supply chain grazie a un portfolio di servizi per l'integrazione dei dati provenienti dai tuoi partner, indipendentemente dalla loro ubicazione e dalla categoria a cui appartengono. MMS rispetta i vincoli normativi e gestisce tutti i tipi di comunicazione offrendo soluzioni di scambio elettronico multi-formato e multi-canale per digitalizzare e automatizzare i principali processi commerciali, logistici e finanziari: EDI, Mail, fatturazione elettronica, Conservazione digitale sostitutiva.
