La digitalizzazione dei documenti, se per il processo outbound (cioè i documenti emessi dall’azienda) è molto semplice e non richiede particolari specializzazioni perché il documento nasce praticamente già digitale.

Re-make grafico dei documenti?

Questa possibilità si riferisce alla versione digitale dello stesso documento prodotto dall’aziende mittente e inviata con sistemi di postalizzazione tradizionali.

Per fare un esempio concreto, la fattura inviata per posta sarà in bianco e nero perché stampare il colore sarebbero soldi buttati in quanto la fattura originale molto raramente è fotocopiata a calori e ancora poco spesso è subito scannerizzata per entrare nella piattaforma aziendale del document management aziendale. Nel 90% dei casi la fattura originale a colori sarà fotocopiata in B/N e solo le copie ottenute in B/N diventeranno le copie sulle quali opereranno tutti coloro che ne hanno diritto. L’originale è subito conservato negli appositi armadi per la lunga consultazione e per i soli scopi fiscali e storici.

Secondo questo processo i soldi spesi per la fattura a colori non hanno nessuna utilità anzi a volte alcuni grafici poco esperti non analizzano con attenzione l’”effetto fotocopia” e quindi potrebbe addirittura succedere che da un bellissimo originale a colori che non vede nessuno si otterranno delle bruttissime fotocopia in B/N che vedono tutti!